Mam wrażenie, że jesteśmy jedyną organizacją, która od początku swojej działalności — oprócz tradycyjnej sprawozdawczości publikowanej na portalu Instytutu Wolności, z uwagi na to, że działamy w trybie non profit — zamieszczamy na stronie internetowej nasze wewnętrzne statystyki dotyczące aktywności poszczególnych wolontariuszek.

Statystyki Fundacji Kocia Mama pokazują obraz wykraczający poza tradycyjny wolontariat oraz dokumentują wielopłaszczyznowość działań, rozmach prowadzonych projektów, akcji, jak również okazjonalnych inicjatyw.

Pod koniec każdego roku bilansowanie pracy toczy się równolegle dwoma torami. Pod okiem księgowej Dorotki działa jeden zespół, pod okiem Szefowej — drugi.

Pierwszy zespół tworzy księgowa wraz z Zarządem, a jego praca polega na opracowaniu zestawienia finansowego oraz merytorycznego. Sprawozdanie finansowe w przypadku Fundacji jest bardzo proste. Składają się na nie faktury za telefony, zakupy dedykowane kotom oraz opłaty za leczenie. To zaledwie kilka pozycji, zazwyczaj od tych samych firm, ponieważ ideą przewodnią jest zawsze wyszukanie produktu doskonałej jakości w możliwie najbardziej przystępnej cenie.

Sprawozdanie merytoryczne jest nieco trudniejsze, ponieważ nie dotyczy wyłącznie liczb — wymaga opisania aktywności fundacyjnej z wyszczególnieniem każdego obszaru działań. Biurokracja ma swoje prawa: nie wystarczy podać, że prowadzono zajęcia edukacyjne w 20 placówkach. Trzeba wskazać szczegółowo, ile wizyt odbyło się w szkołach, ile w przedszkolach, a ile w innych instytucjach. Wszystkie te formalności należy skrupulatnie spełnić, ponieważ brak informacji może skutkować utratą prawa do zbiórki 1,5%. Warto przy tym zaznaczyć, że status OPP nie daje żadnych ulg administracyjnych — nawet drobne uchybienie terminowe powoduje natychmiastowe zablokowanie możliwości zbiórki.

Praca w trybie wolontariatu, zaangażowanie społeczne czy zdarzenia losowe nie mają wpływu na decyzje administracyjne. Osoby sympatyzujące z organizacjami często nie zdają sobie sprawy, jak bardzo procedury formalne oddziałują na codzienne funkcjonowanie takich podmiotów.

Oficjalny bilans opublikowany w wymaganym terminie pozwala zachować prawo do działania w trybie non profit, jednak nie oddaje pełnego spektrum aktywności Fundacji.

Pod koniec roku wolontariuszki odpowiedzialne za poszczególne zespoły przesyłają zestawienia wyników swoich działań.

Na końcowy bilans składają się między innymi:

– liczba poprawionych tekstów przez Elę i Anię,
– statystyka adopcyjna prowadzona przez Anię,
– liczba godzin przeznaczonych na edukację,
– budżet zgromadzony dzięki aktywności Iwonki,
– przychód z Pchlego Targu,
– liczba wypożyczonego sprzętu,
– liczba wydanych budek,
– aktywność Joli na Allegro.

Poszczególne punkty pokazują skalę działań, choć rzadko łączy się je z zakresem obowiązków Szefowej.

Aby powstał tekst przeznaczony do publikacji, trzeba najpierw wybrać temat i opisać problem, którym warto się podzielić. W zależności od zagadnienia przygotowanie reportażu zajmuje od jednej do trzech godzin. Na materiał składają się konsultacje z weterynarzem, relacje z domów tymczasowych, analiza wyników diagnostycznych oraz zapoznanie się z literaturą fachową.

Statystyka adopcyjna obejmuje czas poświęcony na przyjęcie miotu, ustalenie formy przekazania, przygotowanie wyprawki i organizację transportu. Średnio są to 2–4 godziny na jedno działanie.

Pchli Targ to kolejny obszar wymagający zaangażowania — katalogowanie fantów, segregowanie, przyjmowanie darów oraz wydawanie sprzedanych przedmiotów.

Działania menedżerskie Iwonki mają ogromne znaczenie dla kondycji Fundacji. Szefowa uczestniczy w wyborze produktów, segregacji i magazynowaniu darów. Tego czasu nie da się dokładnie oszacować.

Wydawanie budek to stosunkowo krótka czynność — obejmuje przekazanie sprzętu i instruktaż.

Odłowy oraz wypożyczanie sprzętu wymagają ustaleń terminów, szkoleń z obsługi oraz dokumentacji zabezpieczającej majątek Fundacji.

Edukacja to obszar niezwykle potrzebny, ale również czasochłonny. Statystyki uwzględniają tylko godziny spędzone w placówkach — bez przygotowań i dojazdów.

Patrząc realnie — niewiele osób zdecydowałoby się na taką intensywność pracy.

Dobra organizacja, sprawna logistyka i zarządzanie bez konfliktów to fundament funkcjonowania Fundacji. Przyjazna atmosfera pracy pozwala oddzielić relacje prywatne od obowiązków i utrzymać wysoką jakość działań.

Wszystkie nasze aktywności wynikają z potrzeby transparentności. Wolontariat w Kociej Mamie to nie hasła — to konkretne zadania wykonywane odpowiedzialnie przez realne osoby, dzięki którym ta machina działa sprawnie.